Manual de políticas y procedimientos para la protección y tratamiento de datos personales.

I. OBJETIVO:

Garantizar que Mente Cool S.A.S., en condición de responsable del manejo de datos personales, realice el tratamiento de los mismos, respetando los derechos de los titulares de los datos, y el cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario Sectorial 1074 de 2015 sobre el régimen de protección de datos personales.

II. RESPONSABLE.

Denominación: Mente Cool S.A.S.

Dirección: Calle 81 No. 19 A - 09

Ciudad: Bogotá D.C.

Correo Electrónico: corporativo@mentecool.com

Teléfono: 3143763631

Área a cargo: Oficina de protección y tratamiento de datos personales

III. PRINCIPIOS ADOPTADOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Se aplicarán los siguientes principios:
1. Principio de legalidad: El tratamiento de datos personales está regulado por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 y su finalidad será informada al titular.
2. Principio de accesibilidad: El tratamiento de datos por parte de Mente Cool S.A.S. requiere el consentimiento previo, expreso e informado del titular; por tanto no serán obtenidos ni divulgados, sin la autorización previa del titular, y en caso de menores de edad, sin la autorización de su acudiente. Solo en caso de mandato legal o judicial que obligue relevar el consentimiento, serán divulgados.
3. Principio de seguridad: Mente Cool S.A.S. garantizará el manejo técnico, humano y administrativo idóneo, para la seguridad los registros, controlando cualquier modificación, extravío, acceso o uso no autorizado o fraudulento.
4. Principio de confidencialidad: Mente Cool S.A.S. garantizará la reserva de la información suministrada por el titular, aún después de finalizada su relación. Solo en caso de mandato legal o judicial que obligue relevar el consentimiento, serán divulgados.

IV. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS.

Mente Cool S.A.S. procesa los datos personales de clientes, empleados, contratistas, aliados y proveedores a que tiene acceso, de acuerdo con la naturaleza de su objeto social. Esto implica compartir información con empresas y personas con que celebre contratos, de acuerdo con lo establecido en la Ley y en coherencia con los principios de accesibilidad, seguridad y confidencialidad anteriormente descritos. Los titulares de datos podrán conocer, actualizar, rectificar y corregir sus datos, según lo estipula el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.
El tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción, en la forma permitida por la Ley y se realiza con las siguientes finalidades específicas:

1. Conocer la información de: fecha de nacimiento, género, escolaridad, ocupación, motivo de consulta y manifestaciones biopsicosociales del consultante, así como registros profesionales de los psicólogos que atiendan en consulta, a través de:

    a. Respuestas a las preguntas realizadas por los usuarios a tamizajes, escalas de diagnóstico, atención psicológica y/o coaching en línea y encuestas de calificación del servicio.
    b. Envío de información de interés para los usuarios de servicios ofrecidos por Mente Cool S.A.S.
    c. Elaboración de reportes sobre tendencias poblacionales en tamizajes y otras estrategias de evaluación.
    d. Informes de datos personales, solo en caso que sea solicitado por el titular.
    e. Desarrollo de actividades comerciales en aquellos casos en los que se beneficien los titulares.

2. Desarrollar actividades de comunicación con clientes, empleados, contratistas, aliados y proveedores a través de:

    a.Difusión de servicios de Mente Cool S.A.S.
    b. Reporte de casos de urgencia médica y vulneración de derechos, a las entidades establecidas por Ley.

3. Ejercer los servicios ofrecidos por Mente Cool S.A.S. a través de:

    a. Facilitar el envío y registro de peticiones, quejas y reclamos por parte de clientes, empleados, contratistas, aliados y proveedores, según las actividades desarrolladas por Mente Cool S.A.S.
    b. Procesos, administrativos, comerciales, contables y de mercadeo, para las entidades implicadas y reguladoras de los mismos.
    c. Transferencia de datos de los titulares, para su almacenamiento en servidores dentro y/o fuera de Colombia.
    d. Hojas de vida, evaluaciones, reportes y demás documentos implicados en el vínculo laboral con sus empleados.
    e. Cualquier otra actividad que permita el desarrollo eficiente de la relación entre Mente Cool y los titulares de datos.

4. Datos compartidos con terceros
El Usuario da su consentimiento a www.mentecool.com a los fines que comparta sus datos personales (Datos del Usuario), con los siguientes proveedores de servicios, bajo sus correspondientes condiciones de privacidad:

    a. Google Analytics: Un servicio analítico de web prestado por Google, Inc., una compañía de Delaware cuya oficina principal está en 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View (California), CA 94043, Estados Unidos de América (“Google”). Google Analytics utiliza “cookies”, para ayudar a www.mentecool.com a analizar el uso que hacen sus Usuarios del Sitio Web de www.mentecool.com La información que generan las cookies acerca del uso de www.mentecool.com (incluyendo tu dirección IP), será directamente transmitida y archivada por Google en los servidores de Estados Unidos de América.

V. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLECENTES.

Mente Cool S.A.S., se acoge plenamente a lo establecido en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012 sobre el tratamiento de datos personales de menores de edad, así como a los requisitos señalados en el artículo 2.2.2.25.2.9 del el Decreto 1074 de 2015 y la sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional. Todo lo anterior implica un irrestricto respeto a sus derechos fundamentales. Así mismo contempla, tanto la autorización del menor de edad, como de su acudiente o representante, previo a cualquier actividad con Mente Cool S.A.S.

VI. DERECHOS DE LOS TITULARES.

Los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:
1. Conocer, acceder, actualizar y rectificar sus datos personales, presentando su petición ante el representante legal correo Corporativo@mentecool.com
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Mente Cool S.A.S. para el tratamiento de datos, salvo las excepciones contempladas en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por Mente Cool S.A.S., habiendo efectuado solicitud previa, acerca del uso que le ha sido dado a sus datos personales.
4. Presentar ante las autoridades competentes quejas por infracciones a la Ley.
5. Revocar la autorización y solicitar supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos o archivo del Responsable o Encargado de la empresa Mente Cool S.A.S. Y cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que Mente Cool S.A.S, ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la ley.

VII. PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE DERECHOS POR PARTE DE TITULARES.

Los Titulares de datos personales dirigirán sus solicitudes o reclamos al correo electrónico corporativo@mentecool.com
1. Procedimiento para solicitudes y consultas: Mente Cool S.A.S., atenderá las solicitudes y consultas en un término de diez (10) días hábiles, a partir de la fecha en que es recibida la solicitud. Si Mente Cool S.A.S no puede cumplir en este tiempo, procederá a informar al interesado los motivos de la demora y la fecha en que atenderá su solicitud, lo cual no será mayor a cinco (5) días hábiles siguientes, contados a partir del vencimiento del primer término.
2. Procedimiento en caso de reclamos: El titular que considere que la información inscrita en la base de datos de Mente Cool S.A.S, requiera corrección, actualización o supresión, y/o advierta presunto incumplimiento de los deberes contenidos en la ley o en el presente documento, podrá presentar reclamo a Mente Cool S.A.S., el cual será tramitado, de acuerdo con el procedimiento para solicitudes y consultas, especificado en el apartado anterior.
3. Procedimiento para la revocatoria de la autorización y/o solicitud de supresión del dato: Los Titulares podrán en todo momento solicitar a Mente Cool S.A.S., la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, de acuerdo con lo reglamentado por la Superintendencia de Industria y Comercio y la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único 1074 de 2015, presentando su solicitud al correo Corporativo@mentecool.com.

VIII. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

De acuerdo con el tiempo necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes, Mente Cool S.A.S., podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales. Aclarando que los datos personales podrán ser conservados, cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

IX. AUTORIZACIÓN

Si el titular autoriza a Mente Cool S.A.S. el tratamiento de datos personales mediante documento escrito, a través de su sitio web y/o su aplicación móvil, la empresa podrá proceder en consecuencia
El contenido de la autorización es el siguiente:
1)De acuerdo con lo establecido en el Decreto 1377 de 2013, que reglamentó parcialmente la Ley General de Protección de datos personales, Ley 1581 de 2012, para Mente Cool es un deber el manejo responsable y adecuado de las bases de datos suministrado por los usuarios de sus servicios digitales, por lo anterior, informa su política sobre esa materia:

    a. Los datos personales que los usuarios suministren o hayan suministrado a Mente Cool son objeto de tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión) con la finalidad de informarle sobre las novedades de nuestros servicios, así como de sus promociones y/o campañas comerciales, realizar encuestas de satisfacción y fortalecer nuestros canales de servicio al cliente.
    b.Los datos se usarán de manera adecuada, administrando en todo momento la información para los fines anunciados, conservándose y manejándose bajo estrictas medidas de seguridad, buscando impedir la adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado o fraudulento de la información.
    c. A través de este medio Mente Cool solicita la autorización a todos sus usuarios para continuar haciendo uso de los datos personales de manera adecuada. Así mismo, en cualquier momento el usuario puede corregir, actualizar o eliminar su información de nuestra base de datos.
    d. Para ejercer tales derechos el usuario podrá contactarse a través del portal www.mentecool.com o a través del correo corporativo@mentecool.com.


2) Para el ejercicio de la profesión de Psicología en el marco de los servicios señalados en este sitio web, se cumple con la LEY NÚMERO 1090 DE 2006 del Ministerio de la protección social (Código Deontológico y Bioético) la cual puede ser consultada haciendo click aquí.


X. VIGENCIA DE LA POLÍTICA.

La presente política entra en vigencia a partir del 20 de Mayo de 2019

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